传统的手工签到方式因其效率低、防伪差等原因难以满足现代大型会议管理需求，将RFID应用于会议管理，结合现代网络控制技术，实现对代表证的瞬间识读、防伪检测、实时控制、信息统计等会议管理功能，已经在业界达成共识。

1.基本架构

会议管理的RFID应用一般使用高频（HF）系统，其基本架构由发卡站、天线门及网络服务器构成。
会议管理可以面向一个会议，即一间会议室的管理，也可以面向会展中心，即同时进行的多个会议和多间会议室管理。

2.发证

给每一个与会代表颁发的代表证中都带有一个RFID标签，RFID标签中的ID代码唯一的，这就如同为各个代表颁发了的会议身份证。

3.入场

人员入场，门禁读写器读取代表证中的RFID标签，记录下进出大会会场的时间、进出各个会议室的时间等相关参会数据。

4.统计与监控

从与会代表拿到代表卡开始，安装在会场各处的读写器可以随时采集代表的参会数据，如签到数据、会场统计数据、站台数据，等等。通过RFID数据的采集，会务管理者可以实时地查阅会场情况的统计分析报告，对会场的情况一目了然。

5.RFID会议管理的优势，如图：

RFID会议管理具有以下优势：

①    自动签到——参会人员佩戴代表证经过相关通道瞬间即可完成签到；

②    安全防伪——参会人员经过签到通道时个人信息即显示给管理人员；

③     实时监控——管理人员可以在后台服务器上实时监控签到情况；

④     座位安排——管理系统可以直观的显示座位入座情况；

⑤    统计查询——签到结束后，管理者可以即时查询和打印签到报表；

⑥    更快捷——彻底改变了传统的手工管理模式，通道的瞬间签到，缩短了入场时间，提高了签到效率；

⑦    更安全——RFID标签ID具有全球唯一性，不易仿冒，加上“信息实时对比”功能，可以有效杜绝假冒现象，签到安全性、准确性更高；

⑧    更高效——系统能够对与会人员的信息实时处理，并及时反馈给组织者，便于开展人员控制、座位安排等工作，可极大提高会议管理效率。

RFID的应用使会务管理变得非常简单、透明，为提高会务服务质量提供了可靠的参考依据，相比二维码在各种大型重要会议管理之中更占有优势。

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